Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan.

Deze nieuwe privacywet verplicht organisaties om onder andere goed na te denken welke gegevens zij van hun mensen (personeel, vrijwilligers, deelnemers enz.) nodig hebben en dit vast te leggen in een privacyverklaring.

Het bestuur van het Woldwijckcentrum heeft ook een privacyverklaring opgesteld zoals hieronder staat beschreven.

 

Privacyverklaring Woldwijckcentrum

1.       De wet

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

– Toestemming voor het verwerken van de gegevens

– Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens

– Beveiligen van de gegevens

– Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens

– Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2.       De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens

Woldwijckcentrum

Sociaal beheerder Wini Vos

Pleiaden 21

9602 NG Hoogezand

Tel: 0598 323574/06 12579881

Mail: info@woldwijckcentrum

3.       Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt

De sociaal beheerder verwerkt gegevens van: vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurd op rechtsgrond van:

– toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.

– overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en huurders worden contracten/overeenkomsten opgesteld om afspraken over o.a. vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.

De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor vrijwilligerscontracten, verhuurcontracten, het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.

4.       Toestemming

Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacy beleid.

Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de sociaal beheerder van het Woldwijckcentrum persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden. Bij het niet geven van toestemming kan de betrokkene geen vrijwilliger, stagiaire, deelnemer of huurder bij het Woldwijckcentrum zijn.

5.       Bescherming van de persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.

De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.

Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

6.       Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:

– zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor het wijkcentrum doet, langdurig of incidenteel

– zolang de betrokkene een ruimte huurt in het wijkcentrum

– zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van het wijkcentrum

– zolang de betrokkene in contact met mensen van het wijkcentrum staat

Zodra er een wijzigingen van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijdert. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

7.       Verwerking van persoonsgegevens

Het wijkcentrum verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

– Microsoft Word (administratie)

– Microsoft Outlook (mailing)

– Microsoft Excel (financiële administratie)

– Exact Boekhouding (financiële administratie)

– WordPress (website)

Het verwerken van persoonsgegevens door de sociaal beheerder gebeurd op de server van welzijnsorganisatie Kwartier Zorg en Welzijn. Op deze server is ook een back up aanwezig van de mailing.

8.       Beeldmateriaal

Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen,

gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media en wijkkrant.

Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

9.       Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht om:

– eigen gegevens in te zien

– eigen gegevens te laten wijzigen

– vergeten worden

– geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens

– eigen gegevens over te dragen aan derden

– toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

De betrokkene kan bij de sociaal beheerder van het wijkcentrum terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.

Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van het wijkcentrum.

Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10.   Datalekken

Het wijkcentrum doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurd dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij de sociaal beheerder van het Woldwijckcentrum.

11.   Wijzigingen privacyverklaring

Het wijkcentrum behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de sociaal beheerder en te raadplegen via de website van het Woldwijckcentrum.

Gegevens matrix

	Vrijw. Bestuur	Vrijw. Beheer	Vrijw. Wisp	Vrijw. Overig	Vrijwilligers Incidenteel	Gebruikers wijkcentrum	Incidentele Huurders wijkcentrum	Medewerkers relevante organisaties
Dhr./Mvr.	V	V	V	V	V	V	V	V
Voornaam	V	V	V	V	V	V	V	V
Achternaam	V	V	V	V	V	V	V	V
E-mailadres	V	V	V	V	V	V	V	V
Tel. Nummer	V	V	V	V	V	V	V	V
Mob. Nummer	V	V	V	V	V	V	V	V
Adres	V	V	V	V		V	V
Functie	V	V	V	V
Actief sinds	V	V		V
Actief tot	V	V		V
IBAN	V
Geboorte datum	V	V	V	V
Geboorte plaats	V	V
VOG	V	V	V
Naam vereniging	V	V				V